席に着く。通話につなぐ。
記録を、長く守る。

Campusで活動し、支援記録はポチパスへ

利用者はCampusで学習・通話・職員への呼び出しを行います。職員は「今日の利用状況」から在室状況と呼び出しを確認し、支援日報・個別支援計画・モニタリングはポチパスで管理します。

1. 利用者は右下の「職員を呼ぶ」で用件の種類を選びます。本人と同じ店舗の職員だけが確認できます。
2. 職員は呼び出しの「対応する」を押して担当します。対応後に完了にします。これは呼び出しの整理であり、正式な支援記録の保存はポチパスで行います。
3. 「今日の利用状況」のポチパスボタンから進みます。初期設定は紹介ページです。施設管理者が実際のURLへ変更できます。ポチパス側でのログインが別途必要です。
4. 管理者は「ログイン・操作履歴」で操作を確認できます。「記録を見る」から画像の個別保存・日付別一覧のCSV出力もできます。画像の閲覧は本人と施設管理者だけで、一般職員には他の利用者の画像を表示しません。

利用状況は画面を開いている間に10秒ごとに更新します。呼び出しは職員がCampusを開いて確認するためのもので、緊急時には施設の電話等を使ってください。ポチパスへの自動転記・共通ログインは未接続です。

社内サーバーへ、毎日のコピーを保管する

日次保管の実行用プログラムと日本時間03:00実行の設定雛形を用意しています。社内サーバーの保存先・接続方法が未指定のため、自動転送はまだ開始していません。

1. 社内の保管先フォルダー、接続方法、保管担当者を決めます。Campusの稼働サーバーから接続できる経路と、必要な書込権限だけを準備します。
2. 稼働中のデータベースをそのままファイルコピーせず、Campusのオンラインバックアップ機能で整合したコピーを作成します。
3. そのコピーを保護された経路で社内サーバーに送ります。会議設定の復元に使う暗号鍵はコピーとは別に保管します。
4. 成功・失敗の通知、保存期間、空き容量を確認し、別の試験環境で復元してログイン・設定・画像の参照を確かめます。

Campusのバックアップにポチパス側の記録は含まれません。画像の通常保存は7日で、過去のバックアップには削除前の画像が残るため、バックアップにも別の保存・削除ルールが必要です。

全体教室は、職員を含めて30人

全体教室30席・第二教室7席・個人勉強施設6席・面談ルーム2席・週1面談ルーム2席です。空席への自動着席と、空席を選ぶ操作に対応します。同じアカウントで複数タブを開いても、席を二重には確保しません。

• 席番号と、空席／使用中を確認できます。他の人が座っている席は確保できません。
• 別の席や部屋へ移ると、元の席を空けます。歩き始めたときも着席を解除します。
• 最後の在室確認から60秒未満の再接続では、同じ席を維持します。それ以降は他の人が利用できるため、別の空席になることがあります。
• 座席はその日の滞在中の割り当てです。毎回同じ席を予約する固定席機能ではありません。

30人は利用者・職員・管理者の合計です。面談ルームの椅子と、Meet・Zoomの入室許可は別の仕組みです。面談の相手は通話サービス側でも確認してください。

Google Meetの参加リクエストを省く

会議を作った職員のGoogleアカウントで、対象のMeetを開いて設定します。CampusにGoogleでログインするだけでは、Meetの招待者にはなりません。

1. 会議の「主催者向けの設定」を開き、「会議へのアクセス」へ進みます。Googleカレンダーでは、対象の予定のビデオ通話オプションから開けます。
2. 施設の授業では「信頼済み」を選び、Googleカレンダーの会議予定に利用者のGoogleメールアドレスを招待する方法を提案します。招待したアカウントで参加すると、参加リクエストを省けます。
3. リンクを持つ全員を承認なしに入れる場合は「公開」を選びます。この場合は、転送されたリンクを持つ人も入れます。
4. 待機室が使えるアカウントでは、その設定も確認します。承認なしで参加させる場合は待機室をオフにします。主催者より先の参加を認める場合は、表示される「主催者は他の参加者より先に参加する必要がある」をオフにします。
5. カレンダーで新しく会議を作り参加URLが変わった場合は、Campusの該当する部屋のURLも更新します。保存後、職員とは別の利用者アカウントで参加手順を試します。設定項目が表示されない場合は、組織のGoogle Workspace管理者に確認してください。

Campusでは部屋の「Google Meetに参加」を押すと別タブが開きます。Meet側の「今すぐ参加」や、初回のマイク・カメラ許可は必要になる場合があります。外部リンク方式で、これらをすべて自動操作する実装ではありません。

出典：Google公式：会議へのアクセスと待機室。Googleログインの準備はGoogle設定ガイドをご覧ください。

Zoomはパスコードを入力せずに参加

招待URLにパスコードを含める方式を使います。パスコード自体は保持し、利用者の手入力を省きます。

1. Zoomのウェブ管理画面に主催者として入り、プロフィールから「設定」→「ミーティング」→「セキュリティ」を開きます。
2. 「ワンクリックで参加できるように招待リンクにパスコードを埋め込む」（Embed passcode in invite link for one-click join）をオンにします。変更できないときはZoomの組織管理者に確認します。
3. 同じリンクを継続利用する面談は「定期ミーティング」で用意します。招待リンクをコピーし、Campusの「スペース・通話」→面談ルーム→「Zoom」に、?pwd=…を含むURL全体を保存します。週1面談ルームも別の招待URLを同じ方法で保存します。新しい週1面談ルームのURLは未設定です。会議のパスコードを変えたら招待URLも登録し直します。
4. 別の端末で、CampusからZoomを開き、パスコードの手入力が出ないことを確認します。Zoomアプリを開く確認や音声への接続操作は残る場合があります。

面談には「待機室オン・職員が対象者を承認」を提案します。固定リンクで承認までなくすと、次の予約者が前の人の面談へ入れてしまいます。

出典：Zoom公式：パスコード付き招待リンク / 待機室と主催者より先の参加 / 定期ミーティング。会議IDは無期限ではありません。有効期限の説明も参照してください。

ログと画像は、保存期間が異なります

画面記録は、ログイン中の毎日10:00〜12:00・13:00〜15:00（日本時間）に10分ごとに行います。12:00〜13:00と15:00〜翌10:00は自動・手動とも撮影しません。12:00・15:00ちょうどから停止し、次の時間帯に再開します。履歴の閲覧・保存は時間外も利用できます。

管理者が現在できること

1. 「ログイン・操作履歴」を開き、日付・ログインID・操作の種類で検索します。
2. 「CSVを出力」で対象期間の履歴を保存します。1回10,000件までのため、多い場合は期間を分けます。CSVだけでは画像や予約データ全体のバックアップにはなりません。
3. 「履歴の保存期間」で、施設の規程に合わせて日数を登録します。設定の保存だけでは既存のログを削除しません。

たとえば「操作履歴は約5年」は設計案です。事業種別ごとの必要な記録と保存年数・起算日は、施設側で確定してください。ログインや会議リンクを開いた記録は、実際の通話時間・支援実施を証明する記録とは区別します。

本体・外部バックアップ・復元確認を揃える

以下は導入案です。クラウドへのアップロードや保存年数の変更が完了した意味ではありません。現在の画面記録は7日保存のままです。

1. 保存するものを分けます。ログ・予約等の検索用データと、画像のファイル保管を分けます。画像を数年残す場合は、今のデータベース内保存から専用の保存先へ移す機能が必要です。
2. Google Cloud Storageに非公開の保管先を作ります。画像用とバックアップ用を分け、公開アクセスの防止を有効にします。担当者とアプリに必要な権限だけを与え、鍵はバックアップとは別に保管します。
3. 毎日、自動でバックアップします。アプリのオンラインバックアップを利用し、本体サーバーとは別の保存先へ暗号化して転送します。保存成功・失敗、容量増加を監視します。
4. 長期保管と復旧用バックアップを分けます。例として復旧用は直近30日、長期保管用は必要な記録だけを施設で決めた年数保存します。画像を7日で削除する運用でも、バックアップには目安として「7日＋バックアップの保持期間」残り得るため（定期削除の実行時点で前後します）、説明と期限を揃えます。
5. 復元できることを定期的に確認します。毎月、別の試験環境に復元して、ログイン・予定・記録の参照を確認します。失敗時の担当者と連絡先を決めます。
6. 店舗別の閲覧と削除を管理します。画像やログを公開URLに置かず、閲覧権限を確認して返します。退所・契約終了時は本体、長期保管、バックアップのそれぞれの扱いを定めます。

容量の参考：利用者20人・1日4時間・月22日・10分間隔では月10,560枚が目安です。1枚100〜300KBと仮定すると月約1.1〜3.2GB、5年間で約63〜190GBになります。職員分・バックアップ・余裕容量は別途必要です。実際の画像サイズを測って契約容量を決めます。

公式資料：Google Cloudの公開アクセス防止 / 保存期限の管理 / 世代管理。保持ロックは解除できなくなる設定があるため、まず期限と削除手順を決めてから導入を判断します。